Allgemeine Informationen:
Eine Kurzanleitung zur Einrichtung des beA finden Sie hier.
Außerdem gibt es mehrere Erklär-Videos zur Erstregistrierung und zum Nachrichtenversand der RAK München, welche Sie hier finden. Der RAK München gilt unser Dank für die Produktion dieser Anleitungen und die Möglichkeit, Ihnen den Link bereitstellen zu dürfen.
Im Folgenden finden Sie einige allgemeine Informationen zum beA in Form von häufig gestellten Fragen:
Allgemeine Fragen:
1. Was ist das beA?
Das besondere elektronische Anwaltspostfach („beA“) ist der Zugang der Anwaltschaft zum elektronischen Rechtsverkehr. Jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt erhält von der BRAK ein eigenes beA.
2. Warum braucht man das beA?
Für die Kommunikation mit der Justiz. Diese ist ab 01.01.2022 für alle Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte verpflichtend. Diese Verpflichtung gilt bisher nur für die Anwaltschaft. Für die Justiz besteht die gesetzliche Verpflichtung noch nicht, jedoch setzt sich die BRAK intensiv für eine Änderung ein.
(Unter diesem Link finden Sie die gesetzliche Grundlage: Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs - BGBl. 2013 I, S. 3786. Auf S. 3795 finden Sie den neuen § 31a BRAO.)
3. Ab wann kann ich bzw. ab wann muss ich das beA benutzen?
Wie oben bereits erwähnt, ist die elektronische Kommunikation ab 2022 verpflichtend. Jedoch gibt es in einigen Bundesländern schon jetzt und in vielen anderen schon vor 2022 die Möglichkeit, mit der Justiz auf diesem Weg zu kommunizieren.
- Durch das beA ist es für die Anwaltschaft untereinander und mit den Gerichten möglich, auf elektronischem Weg zu kommunizieren.
- Seit 01.01.2018 ist die elektronische Kommunikation über das beA mit Gerichten möglich sein. Die Bundesgerichte und einige Bundesländer wie Berlin, Brandenburg, Sachsen und Hessen waren diesbezüglich Vorreiter und schon früher erreichbar. Die bereits teilnehmenden Gerichte können hier eingesehen werden.Seit 01.01.2018 sind elektr. Empfangsbekenntnisse über das beA möglich. Empfangsbekenntnisse können auch als Datei angehängt werden.
- Ab 01.01.2022 ist der elektronische Rechtsverkehr bundesweit verpflichtend. ABER: Vorreiterländer, deren Justiz ab dem 01.01.2018 bzw. dem 01.01.2019 über das beA erreichbar ist, können diesen Zeitpunkt auf den 01.01.2020 bzw. 01.01.2021 vorverschieben.
- Die elektronische Akte im Strafrecht wird wohl ab 2024 eingeführt.
4. Was wird benötigt?
- Ein Computer – dieser ermöglicht die Arbeit mit dem beA. Als Minimalanforderungen wird ein Arbeitsspeicher von 512 MB RAM empfohlen. Dazu benötigen Sie eines der drei gängigen Betriebssysteme Windows, MacOS oder Linux. (Für alle, die mobile Geräte benutzen, sei angemerkt: Eine Erweiterung des beA für Tablet und Smartphone ist in Planung. Problematisch hierbei ist bisher die Signatur – s. 7. –, da diese Geräte keinen USB-Anschluss für ein Kartenlesegerät besitzen.)
- Ein (leistungsfähiger) Internetanschluss – die Datenübertragungsrate sollte bei mind. 2 Mbit/s liegen, die BRAK und die RAK Tübingen empfehlen jedoch 6 Mbit/s. Weiterhin müssen Sie darauf achten, dass die Datenübertragungsrate im Up- und Download variieren kann. Auch die Upload-Geschwindigkeit sollte leistungsfähig sein. Ihr Internetanschluss kann selbstverständlich auch eine geringere Datenübertragungsrate haben. Dies müssen Sie jedoch bei der fristgerechten Einreichung von Schriftsätzen berücksichtigen. (Informationen zu Ihrer Datenübertragungsrate erhalten Sie von Ihrem Internetanbieter.)
- Ein Scanner und ein Drucker – mittlerweile oft als ein Gerät erhältlich. Durch den Scanner können Sie aus Schriftsätzen in Papierform Dateien erstellen, die Sie über das beA versenden. Falls Sie nicht ohnehin eine elektronische Akte führen, dient der Drucker dem Ausdrucken der übermittelten elektronischen Dokumente.
- Eine Signierkarte und ein Kartenlesegerät – dies dient als Sicherungsmittel. Hierauf wird unter 7. näher eingegangen.Für die Inbetriebnahme des beA gibt es eine beA-Karte*. Diese kann darüber hinaus mit einer Signaturfunktion ausgestattet werden. Somit hat man dann beides in einem. Eine solche Karte muss durch den Rechtsanwalt (online) beantragt werden. Für bea-Karten mit und ohne Signaturfunktion fällt regelmäßig eine jährliche Gebühr an.(* Die Erstregistrierung ist besonders sicherheitssensibel. Daher wird diese Karte benötigt. Sie enthält die Postfachnummer, die sog. SAFE-ID. Diese SAFE-ID wird nachher Ihre Adresse im beA sein, über die man Sie erreichen kann.)
5. Wie wird das technisch umgesetzt?
Die Umsetzung des beA ist ein gigantisches Projekt. In personeller Hinsicht müssen die bundesweit rund 165.000 Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte und deren 300.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter versorgt werden. Darüber hinaus ist das zu bewältigende Datenvolumen enorm: Im Schnitt werden pro Sekunde 8 Dokumente versendet werden müssen (in Spitzenzeiten sogar mehr).
- Mit der technischen Umsetzung wurde die Firma Atos IT Solutions aus München von der BRAK beauftragt.
- Oben wurde bereits erwähnt, dass der Zugang durch einen Client gewährleistet wird, der über eine Website erreichbar ist oder über eine Schnittstelle in die Kanzleisoftware (auch komplizierte) integriert werden kann.
- Die Oberflächengestaltung des beA ähnelt einem E-Mail-Postfach.
- Um die Sicherheit des Systems zu gewährleisten, gibt es verschiedene Sicherungsmittel, auf die unter 7. näher eingegangen wird.In Kurzform: Das zu übermittelnde Dokument wird elektronisch signiert und im Anschluss mittels einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung übersandt. Die Empfangsberechtigung wird mit einem Hardware-Security-Modul überprüft und erst dann wird das Dokument entschlüsselt.
- Die enormen Datenmengen werden von Rechenzentren mit einer ausreichenden Kapazität bewältigt. Alle Server haben ihren Standort in Deutschland.
6. Wie werden Frist- und Zugangsprobleme gelöst?
- Wie bereits erwähnt, sind die Rechenzentren mit einer ausreichenden Kapazität ausgestattet. Die Übertragung von großen Datenmengen wird trotz allem eine gewisse Zeit erfordern – zu denken ist hier an Gutachten und weitere umfangreiche Dateianhänge. Um die Einhaltung von Fristen zu erleichtern, werden Schriftsätze priorisiert vor Anhängen behandelt.
- Sollte das System abstürzen, werden trotzdem alle Abläufe rechtssicher dokumentiert, um so eine Wiedereinsetzung zu ermöglichen.Darüber hinaus wird es trotzdem möglich sein, Dokumente auf dem bisher konventionellen Weg einzureichen, wenn es aus technischer Sicht unmöglich war, den elektronischen Weg zu gehen. Die Unmöglichkeit der elektronischen Übermittlung muss dann glaubhaft gemacht werden.
7. Wie wird die Sicherheit gewährleistet?
Gerade in Zeiten, in denen die Medien voll von Meldungen über Hackerangriffe und Datenausspähung sind, muss gewährleistet sein, dass das verwendete System sicher ist. Darüber hinaus muss die anwaltliche Verschwiegenheit sichergestellt werden. Dies soll durch die folgenden technischen Umsetzungen erreicht werden:
- Sicherheit im Umgang mit dem beA:Der Empfänger muss sich zum einen sicher sein, dass der Absender auch wirklich Anwalt ist. Voraussetzung für die Einrichtung eines beA ist eine anwaltliche Zulassung. Erlischt die Zulassung, endet auch das Bestehen des beA (durch Abgleich mit dem Register). Zum anderen muss sicher sein, dass der Absender der ist, für den er sich ausgibt. Die Authentifizierung soll über zwei unabhängige Sicherungsmittel laufen:1. Zum einen muss zum Einloggen eine PIN eingegeben werden, die nur Sie persönlich im Kopf haben. Darüber hinaus benötigen Sie Ihre beA-Karte für den Login-Prozess.2. Zum anderen benötigen Sie zum Absenden von Dokumenten ein Kartenlesegerät, welches per USB an den PC angeschlossen werden kann. Die Hersteller der Kartenlesegeräte liefern hierzu eine Treiber-Software, mit der das Lesegerät nach Installation auf Ihrem PC betrieben werden kann. Das Lesegerät liest die Signaturkarte (falls Sie bisher keine besitzen, kann auch die beA-Karte mit einer Signaturfunktion ausgestattet werden). So wird eine sog. qualifizierte elektronische Signatur („qeS“) erstellt. Diese war bis 2018 vorgeschrieben, seither gilt das beA als sicherer Übetragungsweg, wenn der Berufsträger selbst den Schriftsatz versendet. Achten Sie bitte darauf, dass bei einer materiellen Erklärung das Erfordernis einer Signatur nicht entfällt. Für Signaturkarten fällt in der Regel eine jährliche Gebühr an. Die Signaturkarte kann leider nicht durch den neuen maschinenlesbaren Personalausweis ersetzt werden.Alternative hierzu ist ein Softwarezertifikat, das entweder auf Ihrem PC oder einem externen Medium gespeichert ist.
- Sicherheit bei Arbeitsteilung in der Kanzlei:Innerhalb der Kanzlei können für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie für Kolleginnen und Kollegen unterschiedliche Berechtigungen für Ihr beA vergeben werden. Hierfür sind über 30 verschiedene vorgesehen, die u.a. nur zum Zugriff, zur Bearbeitung, aber auch zum eigenständigen Versenden von Dokumenten berechtigen. Die Berechtigungsvergabe soll auch in der Kanzleisoftware abgebildet werden.Auch Mitarbeiter können beA-Karten beantragen.
- Sicherheit im Übermittlungsprozess:1. Die Server stehen ausschließlich in Deutschland.2. Die oben bereits erwähnte elektronische Signatur garantiert, dass der Absender auch wirklich der ist, der er vorgibt zu sein.3. Das zu übermittelnde Dokument wird mit einem AES-Schlüssel mit 256 Bit verschlüsselt. Während des Übermittlungsvorgangs ist das Dokument Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Hierbei ist sogar die Betreff-Zeile bis zum ersten Öffnen verschlüsselt und nur das Aktenzeichen erkennbar.4. Die Empfangsberechtigung wird mit einem Hardware-Security-Modul überprüft. Erst danach erfolgt die Umschlüsselung der Nachricht.
8. Was kostet das alles?
9. Welche Vorteile bietet das beA?
Ein solch komplexes System würde nicht eingeführt werden, wenn es nicht vielseitige Vorteile böte. Im Folgenden sind nur einige hiervon aufgelistet:
- Dadurch, dass Porto-, Druck- und Papierkosten entfallen, können die Kosten für das beA ausgeglichen werden.
- Durch den Wegfall der Versendungszeit und die einfachere Zuordnung innerhalb der Justiz wird es zu einer Verkürzung der Bearbeitungszeiten führen. Auch innerhalb der Kanzlei wird es zu enormer Arbeitszeitersparnis kommen.
- Die Zuordnung von Dokumenten zur Akte wird wesentlich vereinfacht.
- Die Zustellung von Anwalt zu Anwalt wird erleichtert – nicht zuletzt durch das elektronische Empfangsbekenntnis.
- Durch die Benachrichtigung der Zustellung sowohl zu einem anderen Anwalt als auch zur Justiz, lässt sich der Zugang schnell und sicher überprüfen.
Fragen bei der Anwendung:
Das beA kann nicht jeden Wunsch erfüllen. Allerdings gibt es für manche Probleme Lösungsmöglichkeiten, die auf den ersten Blick nicht ersichtlich sind.
10. Wie gelange ich in mein beA?
11. Gibt es eine Volltextsuche?
12. Woher weiß ich, dass ich Post in meinem beA habe?
13. Gibt es ein Kanzleieingangspostfach?
14. Benötigt jeder Mitarbeiter meiner Kanzlei eine Mitarbeiter-Karte?
15. Was muss ich als Abwickler beachten?
16. Gibt es eine Abwesenheitsbenachrichtigung für den Absender?
17. Werden meine Nachrichten irgendwann gelöscht?
18. Welche Daten werden erhoben?
19. Was passiert, wenn ich die Post in meinem beA nicht abrufe?
20. Gibt es Ausnahmeregelungen?
Nein. Jede Rechtsanwältin bzw. jeder Rechtsanwalt erhält ein beA. Auch Syndikusrechtsanwälte erhalten ein Postfach.
21. Wie geht es jetzt weiter?
Aktuelle Informationen finden Sie in unserer Rubrik "Aktuelles".