Aktive Nutzungspflicht des beA ab 01.01.2022

Aktive beA-Nutzungspflicht

Mit der Zulassung zur Rechtsanwaltschaft erhalten niedergelassene Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte nach §§ 31 Abs. 1 S. 1, 31a Abs. 1 S. 1 BRAO automatisch und ohne eigenes Zutun ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA). Gleiches gilt für Syndikusrechtsanwältinnen und Syndikusrechtsanwälte (vgl. Verweis in § 46c Abs. 1 und 5 BRAO) und für ausländische Anwältinnen und Anwälte (vgl. Verweis in § 4 Abs. 1 EuRAG bzw. § 207 Abs. 2 BRAO).

Seit dem 01.01.2018 musste jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt das ihr bzw. ihm zugeteilte beA aktivieren, d. h. sich erstregistrieren (§ 31 Abs. 6 BRAO). Im Rahmen der sog. passiven Nutzungspflicht sind Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte verpflichtet, die für dessen Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das beA zur Kenntnis zu nehmen (§ 31a Abs. 6 BRAO).

Ab dem 01.01.2022 wird der elektronische Verkehr auch aktiv flächendeckend bundesweit verpflichtend: Ab diesem Zeitpunkt müssen die Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte nicht nur damit rechnen, von den Gerichten Post im beA zu erhalten, sondern müssen selber mit der Justiz ausschließlich auf dem elektronischen Wege kommunizieren. Die kraft Prozessordnung (vgl. § 130d ZPO, § 55d VwGO, § 65d SGG, § 52d FGO und § 46g ArbGG) eingeführte sog. aktive Nutzungspflicht gilt ab dem 01.01.2022 für sämtliche Verfahren, auch für solche, die bereits vor diesem Datum anhängig gemacht wurden; dann freilich nur für Schriftsätze, die ab dem Jahreswechsel eingereicht werden.

Anwendungsbereich der aktiven beA-Nutzungspflicht

Der sachliche Anwendungsbereich der aktiven Nutzungspflicht umfasst vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen sowie schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen (vgl. § 130b S. 1 ZPO i.d.F. ab 01.01.2022). Nicht umfasst ist dagegen die Vorlage von Beweismitteln. 

Diese elektronischen Dokumente müssen über einen sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden (§ 130a Abs. 3 S. 1 ZPO), zu denen auch das beA gehört (§ 130a Abs. 4 Nr. 2 ZPO).

Der persönliche Anwendungsbereich der aktiven Nutzungspflicht erfasst zunächst Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, Behörden und juristische Personen des öffentlichen Rechts in Bezug auf ihre Kommunikation mit den Gerichten; unberührt bleibt das Verwaltungsverfahren, also insb. die Antragstellung bei einer Behörde oder die Einlegung eines Widerspruchs.

Im Gegensatz zu den Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten werden die Gerichte zur aktiven Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs erst zum 01.01.2026 verpflichtet sein, gleichzeitig also mit der (geplanten) flächendeckenden Einführung elektronischer Gerichtsakten kraft Gesetzes (Art. 29 ERV-Ausbau-Gesetz).

Vorbereitungsmaßnahmen im Lichte der bevorstehenden aktiven beA-Nutzungspflicht

"Ein Rechtsanwalt ist als Inhaber eines besonderen Anwaltspostfachs (beA) nicht nur verpflichtet, die technischen Einrichtungen zum Empfang von Zustellungen und Mitteilungen über das beA lediglich vorzuhalten, vielmehr ist der Rechtsanwalt zugleich verpflichtet, sich die Kenntnisse zur Nutzung dieser technischen Einrichtungen anzueignen, damit er über das beA zugestellten Dokumente auch gemäß § 31a VI BRAO zur Kenntnis nehmen kann" (LAG Schleswig-Holstein, Beschl. v. 19.09.2019 - 5 Ta 94/19).

Die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) hat eine Zehn-Punkte-Liste vorbereitet, die Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte bei der Vorbereitung auf den verpflichtenden elektronischen Rechtsverkehr unterstützen soll:

  1. Erstregistrierung vornehmen
    Für die Nutzung des Postfachs ist dessen Inbesitznahme, die sog. Erstregistrierung erforderlich. Hilfestellung bietet die Anleitung.
  2. E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen hinterlegen
    In der Postfachverwaltung können Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen hinterlegen, an die im Falle eines Posteingangs im beA Benachrichtigungen versandt werden sollen. Bei der Einrichtung des Postfachs wird automatisch die Adresse hinterlegt, die bei der Rechtsanwaltskammer bekannt ist. Diese Adresse sollten Sie unbedingt kontrollieren und ggf. bei Ihrer Kammer aktualisieren. Falls keine Adresse hinterlegt ist, können Sie diese selbstständig eintragen. Weitere Informationen finden sich hier
  3. Kanzleiinfrastruktur überprüfen
    Die Kanzleiinfrastruktur sollte auf den elektronischen Rechtsverkehr vorbereitet sein. Geprüft werden sollten vor allem die allgemeinen Vorkehrungen zur IT-Sicherheit (insb. beim Einsatz von Software-Zertifikaten), die Leistungsfähigkeit des Internetanschlusses, die Aktualität der Virenschutzprogramme, das Vorhandensein ausreichender Scan-Möglichkeiten, eine ausreichende Anzahl von beA-Mitarbeiterkarten und Kartenlesegeräten, die Kompatibilität mit eingesetzter Kanzleisoftware oder anderer Fachsoftware.
  4. Kanzleiorganisation
    Die kanzleiinternen Prozesse sollten an den elektronischen Rechtsverkehr angepasst werden. Zu klären ist, wie die Zugriffe auf die Postfächer geregelt sind, wie Posteingänge und Fristen überwacht werden, ob Vertretungsregeln und bisherige Prozesse angepasst werden müssen.
  5. Rechtevergabe
    Als Folge der Anpassung der kanzleiinternen Prozesse sollten die entsprechenden Berechtigungen im beA eingerichtet werden. Das beA-Anwenderportal beschreibt hier die einzelnen Schritte.
  6. Rechtliche Grundlagen
    Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte und ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten sich rechtzeitig mit den rechtlichen Grundlagen des elektronischen Rechtsverkehrs vertraut machen. Wichtige Regelungen enthalten die Verfahrensordnungen, die Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) mit der dazugehörigen Bekanntmachung und die Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung (RAVPV).
  7. Angabe des Kommunikationswegs
    § 130 Nr. 1a ZPO regelt, dass vorbereitende Schriftsätze die für eine Übermittlung elektronischer Dokumente erforderlichen Angaben enthalten sollen, sofern eine solche möglich ist. Darunter zählt auch die Angabe des Postfachs, über das die Korrespondenz erfolgen soll. Es ist also sinnvoll, in den ersten Schriftsatz in einer Sache einen Hinweis auf das für die Korrespondenz zu verwendende beA aufzunehmen.
  8. Schulungen
    Rechtsanwaltskammern, Anwaltvereine und Schulungsanbieter bieten verstärkt praxisnahe Schulungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte zur Vorbereitung auf den 01.01.2022 an. 

  9. Support
    Falls Probleme auftreten sollten: Der Supportwegweiser der BRAK gibt einen Überblick über passgenaue Hilfsangebote.

  10. Rechtzeitig anfangen
    Warten Sie nicht bis zum letzten Tag, bis Sie den elektronischen Rechtsverkehr aktiv nutzen, sondern fangen Sie so früh wie möglich damit an. Das rechtzeitige „Üben“ hilft bei der Etablierung der notwendigen Prozesse in der Kanzlei und bereitet auf den Stichtag 01.01.2022 vor.

Ersatzeinreichung bei Störungen

Kommt es zu Störungen des elektronischen Rechtsverkehrs, sieht das Gesetz eine Ersatzeinreichung vor (vgl. § 130d S. 2 und 3 ZPO n.F.). Die Einreichung kann also auf einem beliebigen anderen prozessrechtlich vorgesehenen Weg erfolgen - per Post, Fax oder Bote.

Die Störung muss nach dem Wortlaut der Norm und ihrem Sinn und Zweck vorübergehender Natur sein. Professionelle Einreicher können sich daher nicht auf § 130d ZPO berufen, wenn ein zugelassener Übermittlungsweg noch gar nicht in Betrieb genommen oder eingerichtet worden ist, selbst wenn dies kurz vor Eintritt der aktiven Nutzungspflicht noch in Angriff genommen, aber nicht abgeschlossen ist. § 130d S. 2 und 3 ZPO kann daher keine Nachlässigkeit absichern.

Die vorübergehende Unmöglichkeit ist bei der Ersatzeinreichung oder unverzüglich danach glaubhaft zu machen; auf Anforderung ist ein elektronisches Dokument nachzureichen. Die Ersatzeinreichung ist nur für die Dauer der Störung zulässig. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Ursache für die vorübergehende technische Unmöglichkeit in der Sphäre des Gerichts oder des Anwalts zu suchen ist. Die Möglichkeit der Ersatzeinreichung ist verschuldensunabhängig ausgestaltet.

Signieren von elektronischen Dokumenten

Ein formwirksamer Schriftsatz muss unterschrieben werden. Die beA-Karte ersetzt die Unterschrift dann, wenn sichergestellt ist, dass sie vom verantwortlichen Rechtsanwalt verwendet wurde.

Bei der Versendung aus dem eigenen beA reicht es, wenn die verantwortende Person den Schriftsatz mit der sog. einfachen Signatur i. S. d. § 130a Abs. 3 S. 1 Alt. 2 ZPO versehen hat. Diese einfache Signatur (entspricht der beA-Karte Basis) soll die Identifizierung des Urhebers der schriftlichen Prozesshandlung ermöglichen und dessen unbedingten Willen zum Ausdruck bringen, die volle Verantwortung für den Inhalt des Schriftsatzes zu übernehmen und diesen bei Gericht einzureichen.

Sofern eine Kollegin bzw. ein Kollege den Schriftsatz (z.B. im Abwesenheitsfall) versendet, kann sie bzw. er dies mit ihrer beA-Karte aus ihrem eigenen beA tun. Alternativ kann der Schriftsatz vom Verfasser mit der qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) versehen werden (hierzu reicht die beA-Karte Basis nicht, sie muss zur beA-Karte Signatur upgegradet sein). Dann kann die Versendung auch durch andere Mitarbeiter erfolgen. Außerdem empfehlen wir Ihnen ausdrücklich, eine qeS nachzuholen, um mögliche Probleme bei der Einreichung von fristwahrenden Schriftsätzen bei den Gerichten zu vermeiden. Wie Sie die qeS beantragen und nachladen können, finden Sie hier.